Datenräume sind Räume, die für die Speicherung von Daten verwendet werden und in der Regel haben diese einen sicheren oder schutzwürdigen Charakter. Datenräume können physische Datenräume, virtuelle Datenräume oder Rechenzentren sein. Sie werden für eine Vielzahl von Zwecken eingesetzt, einschließlich Datenspeicherung, Dokumentenaustausch, Filesharing, finanzielle Transaktionen, Rechtsgeschäfte und mehr.
Funktion des Datenraumes
Der Datenraum ist in jedem Unternehmen von großer Bedeutung und stellt einen physisch sicheren und kontinuierlich überwachten Raum dar, welcher sich in der Regel in Büroräumen (bei z. B. Rechtsanwälten) befindet und verschiedenen Dokumente und Daten in sich vereint, die jederzeit von Berechtigten inspiziert werden können. Der Datenraum stellt also Daten zur Verfügung. Oft kann nur eine begrenzte Anzahl an Leuten, in die Daten einsehen. Wenn neue Dokumente oder neue Versionen von Dokumenten erforderlich sind, müssen diese per Kurier in Papierform gebracht werden und in als digitale Daten gespeichert. In großen Due Diligence Prozessen werden in der Regel Teams aus mehreren Regionen oder Ländern miteinander verbunden. Gemeinsam können sie während des gesamten Prozesses auf die Daten zugreifen. Solche Teams umfassen oft eine Reihe von Experten in verschiedenen Bereichen. Die Gesamtkosten, solcher Gruppen in Datenräumen abzurufen, können sehr hoch sein. Um diese Kosten zu bekämpfen, werden statt physische Datenräumen – virtuelle Datenräume bevorzugt. Die virtuellen Datenräume stehen für eine sichere Online-Verbreitung von vertraulichen Informationen. Außerdem sind sie extrem flexibel und sehr bequem zu nutzen (siehe auch z.B. beim Datenraumanbieter docurex)
Virtueller Datenraum
Ein virtueller Datenraum (VDR) ist im Wesentlichen eine Website mit begrenzten kontrollierten Zugriffen. Nur ausgewählte Personen haben dabei einen Zugriff auf die Daten. Ein Großteil der veröffentlichten Informationen sind vertraulich und unterliegen Einschränkungen, was die Zugriffsrechte angeht. Das Weiterleiten, Kopieren oder Drucken der Daten durch Dritter sollte dabei verhindert werden. In diesem Zusammenhang werden zu Steuerinformationen manchmal das spezielle ‚Digital Rights Management‘ angewendet, um den virtuellen Datenraum auf diese Weise zu schützen. Dabei müssen detaillierte Revision, aus rechtlichen Gründen, zur Verfügung gestellt werden, so dass auf diese Weise eine Aufzeichnung verfolgt wird, welche über den Zustand der Daten und Dokumente Auskunft gibt.
(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)