Um Daten aus dem Büro zu sichern, gibt es einfache Strategien, die weder Zeit noch Mühen kosten – ähnlich wie ein Laserdrucker Hersteller Tipps gibt, die Funktionsfähigkeit seines Gerätes über lange Frist aufrecht zu erhalten, lassen sich vorbereitend auch für die Datensicherung am eigenen PC oder Notebook grundsätzliche Prinzipien beachten. Dann nämlich kann auch eine Festplattenschädigung möglicherweise den Kauf neuer Hardware inkl. Notebooktaschen notwendig machen, jedoch die Daten, die Korrespondenz, die abgespeicherten E-Mails sowie die Projektideen sind nicht gefährdet.
Die einfachste Regel ist es, ein Duplikat zu haben – nämlich das Duplikat einer Festplatte (oder einem anderen externen Speichermedium wie z. B. USB-Sticks oder Speicherkarten – ebenso empfehlenswert ist der Online-Speicherplatz, der von einem Webseitenbetreiber zur Verfügung gestellt wird. Jede Datei, die erstellt, verändert, verschickt oder beschrieben wird, findet ihren – stets aktualisierten, natürlich – Platz nicht nur auf der laufenden Festplatte. Sondern jede bearbeitete Datei wird zwei Mal abgespeichert. Wie ein Laserdrucker Hersteller hier auch Software für seine Produkte vorsieht, so bestehen für die vollautomatische Datensicherung ebenfalls Programme: Gibt man hier ein externes Laufwerk (oder auch eine CD) an, wird jede Datei, die man tagsüber verändert, automatisch einem Update unterzogen.
Einen PC sorgfältig zu behandeln, betrifft somit seine äußere Hülle (wozu Notebooktaschen nützen), seine internen Bauteile (indem man früh genug Arbeitsspeicher, interne Festplatte, möglicherweise die Tastatur erneuern oder von Staub befreit) und schließlich die Daten (von denen jede ein Duplikat auf einem externen Speicher erhält). Idealerweise gibt es sozusagen ein komplettes Ebenbild der notebook-eigenen Festplatte, welches in bestimmten Regelmäßigkeiten (stündlich, täglich) in seiner Aktualität gewartet wird. Entsteht somit ein Computer-Crash (aus nicht vorhersehbarem Verschleiß oder aufgrund eines Unfalls oder eines Sturzes) fehlen möglicherweise Daten auf dem Duplikat. Jedoch bis auf die letzte Stunde oder maximal den letzten Arbeitstag sind diese vollständig; der Rest lässt sich dann meist ohne größeren Aufwand rekonstruieren – in jedem Fall kann dann auf einem Ersatz-PC unmittelbar mit der Arbeit fortgefahren werden.