Was ist ECM? Die Abkürzung ECM steht für Enterprise Content Management. Dahinter verbergen sich Methoden, Werkzeuge und Techniken, die der Verwaltung von Content dienen. Bei dem Content handelt es sich um Inhalte und Dokumente zu unternehmerischen und organisatorischen Prozessen. Ein Enterprise Content Management bündelt und strukturiert alle relevanten Informationen zu diesen Prozessen. Dies bildet einen Mehrwert für Unternehmen, da auf diese Weise der gesamte Content zu sämtlichen Unternehmensprozessen in einer geordneten und übersichtlichen Form vorliegen.
Warum ein ECM?
Eine ECM-Platform dient dazu, unstrukturierte und ungeordnete Informationen zu ordnen und gegliedert, den Anforderungen entsprechend abzulegen. In erster Linie soll ein Enterprise Content Management dazu dienen, Daten- und Informationsredundanzen zu vermeiden. Dabei kann es sich beispielsweise um Workflowsysteme, Intranet bzw. Extranet Repräsentanzen, Portale oder Wikis handeln. ECM fasst alle diese Technologien unter dem Aspekt der Informationsbereitstellung zusammen und dient als single-point-of-truth, welcher sämtliche Anwendungen mit den relevanten Daten versorgt.
Merkmale eines ECM
Das erste und wichtigste Merkmal eines ein solchen Systems ist die Vermeidung von Insel-Lösungen und redundanten Datentöpfe. Ein Enterprise Content Management System stellt alle relevanten Daten in einheitlicher Form für beliebige Systeme bereit.
Weiterhin verwaltet es alle Informationen organisatorischer Unternehmensprozesse und legt sie einheitlich ab. Ein solches System stellt die Informationen in Form von Diensten für beliebige Fachapplikationen zur Verfügung, sodass der „bunte Strauß“ der Anwendungen eine einheitliche Datenbasis erhält.
Sowohl die Erfassung, als auch die Verarbeitung und Verteilung der Daten sind Komponenten des Enterprise Content Managements. Eine komplette ECM-Plattform besteht aus mehreren Komponenten:
- Capture
- Manage
- Store
- Deliver
- Preserve
Dabei sollen sich diese Komponenten in einer gegebenen Systemarchitektur möglichst nahtlos einfügen. So dient das Enterprise Content Management weniger als eigenständige Applikation, die in einem Unternehmen eingeführt wird, sondern viel mehr als unternehmensweite Datenbasis, die den Umgang und die Verteilung der Daten vereinfacht. Es bildet ebenfalls ein Datenbackend, welches alle Daten verarbeitet und archiviert, welche nicht mehr in bestehenden Applikationen benötigt werden.
Alles in allem bildet ein ECM weniger eine eigene Komponente in der Infrastruktur eines Unternehmens, als viel mehr ein Netz, welches die gesamte Infrastruktur umgibt und alle Einzelkomponenten effektiv miteinander verbindet.