Wer viel und zahlreich am Computer arbeitet und einen Text nach dem anderen produziert, der kann schon mal den Überblick verlieren. Bevor man im virtuellen Papierchaos versinkt, kann man sich daher Gedanken darüber machen, ob ein Online Dokumentenmanagement-System (DMS) eine gute Alternative ist online Dokumente verwalten zu wollen.
Ein DMS ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Unterlagen, Akten, Dateien und Dokumente. Gearbeitet wird im Cloud-Format. Das ermöglicht eine einfache, fast schon intuitive Bedienung, einen hohen Sicherheitsstandard, eine einfache und leichte Suche sowie unterschiedliche, anpassbare Berechtigungskonzepte für einzelne Dokumente zur Verfügung gestellt werden.
Damit nichts mehr verloren geht
Ein besonderer Schwerpunkt wird auf die Archivierung von Dokumenten gelegt. Nutzt man das DMS und richtet sich seine eigene Cloud ein, kann von jedem Advise und jedem Ort der Welt ein Zugriff auf seine Dokumente erhalten. Dazu kommt eine Speicherung der Daten im deutschen Rechenzentrum. Archiviert werden können sämtliche Arten von Textdokumenten. Selbst Rechnungen, Geschäftsbriefe und Belege können eingescannt und archiviert werden. Auch der E-Mail-Verkehr kann über DMS genutzt werden. Ebenfalls bietet das DMS Speicherungsmöglichkeiten für Fotos, Grafiken, Videos und Sound-Dateien.
Archiviert man seine Unterlagen online, so gewinnt man nicht nur die Sicherheit von Datenverlust, sondern man erhält auch einen einfachen Zugriff auf gesuchte Inhalte. Kein langes Suchen nach einer spezifischen Informationen ist mehr nötig, sondern die einfache Bedienung des DMS ermöglicht ein schnelles Finden und einen schnellen Zugriff auf das gewünschte Dokument. Die Speicherung erfolgt online, so dass auch keine Installation einer neuen Software notwendig ist. Modernste Verschlüsselungstechnologien schützen den Zugriff von Dritten auf ihre privaten Dokumente.
Vernetzt mit Docuplus
Das DMS ist nicht nur ein System zur Datenspeicherung und -archivierung, sondern kann auch als Team-Cloud genutzt werden, zudem mehrere Menschen Zugriff haben. So ist ein vernetztes Arbeiten rund um den Globe möglich. Dateien zum Austausch sind schnell hoch geladen und für jedes Teammitglied eines Projekts einsehbar. Das DMS wird somit zum virtuellen Arbeitsplatz und Projektraum.
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